Google documents : importer et partager des documents

Les documents que vont créer avec Google Documents sont stockés sur les serveurs de Google et non sur votre propre ordinateur. Il y a deux grands avantages à ce fonctionnement :

• on peut accéder à nos documents à partir de n'importe quel ordinateur, et il n'est pas nécessaire de faire des sauvegardes, Google s'en charge pour vous
• on peut partager nos documents avec d'autres personnes, et même travailler à plusieurs en même temps sur un document

Importer des documents

On peut importer des documents dans Google Documents de deux façons :

• importer un document de type bureatique (Microsoft Office, OpenOffice.org, etc...) et le convertir dans le format Google Documents pour pouvoir le modifier en ligne, au risque de perdre des fonctionnalités parce que Google Documents n'est pas aussi évolué que les outils de bureau (pour l'instant)
• importer tout type de fichiers sans les convertir dans le format Google Documents : de cette manière on ne pourra pas modifier le fichier directement dans l'interface de Google Documents, mais celui-ci ne risque pas de perdre des fonctionnalités

Pour importer un document, la procédure à suivre est la suivante :

1. cliquer sur le bouton [Importer]
2. choisir : Sélectionner les fichiers à importer
3. dans la boîte de dialogue qui s'ouvre vous pouvez maintenant sélectionner les fichiers à importer sur votre ordinateur
4. effectuez cette opération autant de fois que de fichiers à importer
5. si vous ne voulez pas que les fichiers soient automatiquement convertis dans le format Google Documents, décochez la case : Convertir des documents, présentations et feuilles de calcul au format Google Documents correspondant
6. cliquer sur [Démarrer l'importation]

Il faut maintenant attendre un petit instant, et c'est fait !

Pour revenir à la liste de vos documents, cliquez sur « Retour à Google Documents

Partager des documents

Avec Google Documents il est possible de partager des documents en consultation uniquement avec toutes personnes qui a un accès Internet, mais aussi de collaborer à plusieurs sur le même document, du moment que toutes les personnes ont un compte Google Documents.

Partager en consultation uniquement

1. dans la liste des documents, cliquez sur le document que vous voulez partager avec le bouton droit de la souris
2. choisir Partager puis Partager le lien
3. dans la boîte de dialogue, cochez la case : Accorder un droit de consultation à toute personne ayant accès au lien (aucune authentification requise). On ne va pas cocher la case Leur accorder également un droit d'édition, puisqu'on veut uniquement que les autres personnes puissent consulter le document
4. l'URL du document partagé est affichée dans le champ Partager ce lien via e-mail ou messagerie instantanée :, c'est ce lien que vous pouvez maintenant faire parvenir aux autres utilisateurs et qui leur permettra d'accéder à votre partage
5. enfin, cliquez sur [Enregistrer et fermer]

Attention : une nouvelle option permet maintenant de partager des documents avec des personnes qui ne possèdent pas de compte Google, il faut dès faire attention avec qui on partage ce lien sur un document !

Collaborer à plusieurs sur un même document

1. dans la liste des documents, cliquez avec le bouton droit sur le document à partager,
2. choisir Partager puis Inviter des utilisateurs
3. la boîte de dialogue qui s'ouvre nous propose de choisir nos collaborateurs ; vous pouvez saisir dans Invités une liste d'adresse électronique, ou même sélectionner directement des adresses dans vos contacts si vous avez un compte gmail
4. comme un message sera envoyé aux personnes invités, on peut aussi modifier l'objet et le contenu de ce message dans la colonne de droite
5. cliquez sur [Envoyer]

On peut à tout moment modifier les autorisations de partage - qui a le droit de lire ou de modifier le document - ainsi que la liste des utilisateurs qui peuvent accéder à un document.

Pour ce faire :

1. cliquez avec le bouton droit sur le document partagé
2. choisir Partager puis Déterminer qui a accès...
3. maintenant on peut choisir dans la liste quelles sont les actions que les utilisateurs peuvent faire sur le document
4. puis cliquer sur [Enregistrer et fermer]

Voici grosso modo les différentes possibilités de partage de Google Documents. Il faut savoir que quand un document en partager en modification, on peut travailler à plusieurs en même temps sur ce document : on voit le curseur et les modifications de ces collaborateurs en temps réel.

Il est même possible de discuter avec les autres personnes à l'aide de Google Chat, tout en travaillant sur le document.